5 Passos para fazer a Previsão de Caixa da sua Empresa

previsão de caixa da sua empresa

Você já sabe que para qualquer empresa ser bem-sucedida é fundamental que ela tenha uma boa saúde financeira. Uma das principais maneiras para se fazer isso é evitando que os empréstimos com juros altos (clique aqui e saiba como) sejam tomados a todo momento.

Muito provável que você também já conheça o Fluxo de Caixa e compreenda a sua importância. Trata-se de uma ferramenta que ajuda a identificar a disponibilidade de caixa da empresa ao final do dia ou de um período maior.

Porém, talvez você ainda não tenha pensado que controlar o fluxo de caixa da empresa apenas para conferir o saldo fechado dia após dia, ou, até identificar onde houveram mais receitas e despesas em um determinado período não é o suficiente para que as finanças estejam saudáveis.

 

“Imagine que você esteja dirigindo um automóvel em uma estrada e que 100 metros à sua frente há um grande buraco do qual terá que desviar. Se você continuar seguindo em frente olhando apenas pelo retrovisor, quais as suas chances de saber o momento certo e para qual lado da estrada desviar? Muito baixas. Para não dizer zero!”

 

Você concorda que caso conseguisse desviar do buraco no exemplo descrito acima, seria nada mais que um belo golpe de sorte, um chute? E isso, você sabe, não é uma boa forma de se conduzir um automóvel.

Da mesma forma, ter uma boa Gestão Financeira vai muito mais além do que apurar o fechamento do caixa em cada dia.

Se as finanças da empresa estiverem sendo administradas apenas com base no fluxo de caixa e outros relatórios fechados, a sua saúde financeira também estará sendo conduzida baseada somente no que já ficou no passado, como pelo retrovisor de um carro. Terá ainda que contar com a sorte ao invés de uma estratégia que seja mais segura e eficaz.

Mas não é isso que você irá fazer na gestão financeira da sua empresa, não é verdade? Então, saiba agora mesmo como fazer a previsão de caixa em 5 passos e tornar as finanças da sua empresa mais saudáveis.

Neste post, você irá ler sobre os seguintes passos:
1 – Identificar o saldo atual nas contas da empresa
2 – Lançar todas as entradas e saídas previstas para o caixa
3 – Definir os principais indicadores e metas para o caixa
4 – Analisar e revisar o planejamento financeiro
5 – Utilizar a tecnologia a seu favor para ter mais sucesso

Achou o assunto interessante e quer que mais pessoas saibam como fazer a previsão do caixa para suas empresas, ainda que o cenário econômico pareça muito imprevisível? Então, compartilhe esse post com seus amigos e participe nos comentários, faça perguntas e interaja com outras pessoas que já fazem ou pretendem começar a fazer a previsão de caixa da empresa.

Agora, vamos ao primeiro passo:

 

1 – Identifique o saldo atual nas contas da empresa

Antes de tudo, para poder fazer a previsão do caixa de um próximo período, é necessário relembrar a estrutura básica de um fluxo de caixa que, de modo geral, nada mais é do que a fórmula abaixo:

Saldo Inicial
+ Entradas de Caixa
– Saídas de Caixa
= Saldo Final

Dessa forma, para prever o quanto se terá em caixa, ou seja, o seu saldo final em um período no futuro, o primeiro passo é levantar o quanto a empresa possui em caixa no momento atual. Isso é, apurar qual o seu saldo inicial no fluxo de caixa.

Por isso, é muito importante manter sempre o fluxo de caixa o mais atualizado e detalhado o possível, pois ele deve refletir os valores que a empresa realmente possui em cada uma das suas contas bancárias. Dessa maneira, e a previsão de caixa também poderá informar um valor que reflita o quanto a empresa terá de saldo final no caixa previsto.

 

2 – Lance todas as entradas e saídas previstas para o caixa

Você já tem a informação do saldo atual nas contas da empresa? Se sim, o passo seguinte é lançar as informações de todas as entradas e saídas previstas para o caixa.

As fontes das informações para as entradas previstas para o caixa geralmente são os documentos comerciais gerados na área de vendas da empresa, como notas fiscais emitidas, planilhas de vendas fechadas ou, ainda, dentro de um sistema próprio para a gestão das vendas, o CRM.

Já para as saídas previstas, as informações normalmente são encontradas nos pedidos de compras, notas fiscais emitidas pelos fornecedores, planilhas de serviços já contratados ou pelo próprio sistema de gestão, também conhecido como ERP.

O ideal é que sempre que você tiver a informação de uma entrada ou saída prevista para o caixa, ela seja informada no seu controle assim que possível. Dessa maneira, você poupará um bom tempo, caso necessite fazer a previsão de caixa de forma mais antecipada do que o comum, ou ainda, para um período futuro maior do que o usualmente verificado.

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3 – Defina os principais indicadores e metas para o caixa

Agora que você já informou o saldo inicial, as entradas e saídas previstas no caixa da empresa para um determinado período no futuro, defina os principais indicadores para o caixa e as suas respectivas metas.

Sim! Você mesmo deve definir essa parte. Cada empresa, com os seus diferentes tipos de negócios, é quem determina os melhores indicadores para a gestão do seu próprio caixa.

Considere verificar se o prazo de pagamento (PMP) está maior que o prazo de recebimento (PMR). Desta forma, você poderá estabelecer metas de pagamentos e recebimentos para garantir que a empresa sempre tenha disponibilidade de caixa para cumprir seus compromissos de pagamento (clique aqui para saber mais).

Como a estrutura da previsão de caixa possui apenas quatro métricas (saldo inicial, entradas, saídas e saldo final), seus indicadores para o caixa poderão ser definidos pelo método da análise vertical, dividindo uma métrica, ou um ou mais dos subníveis de uma métrica por outra métrica, ou um ou mais de seus subníveis. Dessa forma, você poderá ver o quanto aquela métrica ou cada um de seus subníveis representam percentualmente, ou seja, qual a sua importância no caixa da empresa.

vertical-2

Vale lembrar que caso a previsão possua mais de um dia, isto é, tenha um período, você poderá utilizar o método de análise horizontal. Dessa vez, divida o valor de uma mesma métrica, ou um de seus subníveis, na última data do período pelo valor na data anterior. Assim, você poderá entender percentualmente como aquela métrica ou cada um de seus subníveis evoluíram ao longo do período da previsão do caixa.

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As metas também poderão variar de empresa para empresa, pelos mesmos motivos da seleção dos indicadores. Vale lembrar que, como toda meta, é importante estabelecer um prazo para que a mesma seja atingida. Caso contrário, os indicadores escolhidos não terão muita utilidade.

 

4 – Analise e revise o planejamento financeiro

A primeira coisa a analisar no caixa previsto é o seu saldo final. Se você estiver fazendo a previsão de caixa para o mesmo dia, ou para os dias da semana, e ver que seu saldo final ficará negativo em algum momento, poderá então se antecipar e revisar o planejamento financeiro a fim de evitar a falta de dinheiro em caixa para honrar os compromissos.

Desse modo, você terá mais tempo para adotar uma estratégia mais eficaz e não deixará que as finanças da empresa caiam nos maus lençóis dos empréstimos com os juros altíssimos dos bancos. Aqui, a velha máxima “tempo é dinheiro” é também válida no mundo dos negócios. Se você estiver atrasado por ter perdido muito tempo até chegar à conclusão de que a empresa precisará de dinheiro, os encargos e custos financeiros dos empréstimos poderão ser muito mais altos, comprometendo severamente a saúde das finanças.

Além disso, com os indicadores e metas bem definidos no passo anterior, analisar o caixa previsto ficará muito mais simples e prático. Você até poderá criar gráficos para facilitar a visualização dessas informações. Entretanto, não deverá apenas se ater em verificar se os indicadores estão atingindo as metas que foram estabelecidas. É preciso ir além.

Busque conhecer melhor e otimizar os negócios da sua empresa, responder perguntas de como aqueles indicadores atingiram ou não as metas e o porquê daqueles números. Essas respostas muitas vezes não estão nos documentos, planilhas ou no ERP da empresa.

 

5 – Utilize a tecnologia a seu favor para ter mais sucesso

Por mais que a estrutura básica do caixa pareça simples, o grande volume de informações e a velocidade das mudanças no mundo dos negócios fazem com que seja muito difícil adotar as melhores estratégias financeiras para sua empresa em um tempo hábil.

Se apenas controlar o fluxo de caixa já é extremamente trabalhoso para a sua equipe financeira, imagine conseguir fazer a previsão do caixa com tempo hábil ainda para mudar de estratégia, considerando essas rápidas mudanças de mercado.

Muito provável que as suas chances de conseguir isso também sejam como a de um motorista olhando pelo retrovisor enquanto se aproxima de um buraco 100 metros à sua frente.

Mas é aí que você pode utilizar a tecnologia a seu favor e virar o jogo pela saúde financeira e, consequentemente, maximizar ainda mais o sucesso da sua empresa!

As planilhas são simples e atendem temporariamente pequenos negócios que estejam na fase abertura. Porém, quando as empresas entram em uma etapa de rápido crescimento, ou já atingiram o médio ou até grande porte, passam a ser obsoletas e não atendem mais tão bem as necessidades.

Tornam-se trabalhosas, complicadas para uma equipe financeira que ficou maior e, por muitas vezes, são inseguras, já que um erro de digitação a essa altura, por exemplo, pode significar até milhões de reais calculados de forma errada.

No entanto, há uma saída: utilizar uma solução online para a gestão financeira.

E nesse caso, uma melhor dica ainda é utilizar uma tecnologia que seja mais avançada como o WizFee que, ao conectar diretamente com os seus bancos e as fontes divulgadoras de taxas e índices do mercado financeiro, reduzem drasticamente os erros manuais (já que não serão digitados manualmente) e economizam até 20% do tempo da sua equipe financeira.

Não é incrível? Isso significa que com o WizFee você pode ter mais segurança nas informações e mais tempo para fazer mais previsões de caixa, analisar a performance financeira e ainda adotar melhores estratégias, com menos esforço e custos para empresa!

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